2021-07-08 | 阅读量：299
深圳市南方科技大学教育基金会
档案管理办法
（2021年7月7日第三届理事会第三次理事长会审议通过）
第一章 总 则
第一条 为了规范深圳市南方科技大学教育基金会（以下简称基金会）的档案管理工作，充分发挥档案资料的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《基金会管理条例》、《南方科技大学教育基金会章程》等规定，结合基金会的实际情况，制定本办法。
第二章 基金会档案管理内容
第二条 本办法所称档案，包括纸制档案和电子文档两大类，并对其进行分别管理。其中纸制档案由收文、发文、各类重要文件、协议、管理办法、资料等组成。
第三条 归档范围具体包括：
（一）以学校、基金会名义发布的决定、办法、指示等文件或批转的通报、通知等公文；
（二）基金会成立、变更等事项的申报、请示等相关文件资料；业务主管单位和管理机关的批复、批示、复函等相关文件资料；
（三）基金会制定的规章制度、秘书处制定内部管理规定及所发文件；
（四）基金会理事会的相关文件资料（会议记录、会议纪要、决议决定、领导讲话材料等），基金会召开、主办或参加的其他重要会议活动的相关文件资料（包括会议通知、报告、决议、总结、领导讲话、典型发言、会议记录等）；
（五）与基金会签订的有关合作协议或签署捐赠协议等（含合同、清单和往来信函等），基金会业务活动中所形成的其他重要文件材料；
（六）基金会年检报告、审计报告、其它财务报告的相关文件资料；
（七）基金会有效证照、证件、印章等；
（八）基金会办公电脑中与基金会有关的电子版资料、文件等；
（九）全校性的工作文件、学校评估材料、全校性工作的调查材料和经验总结材料等相关文件材料；
（十）其他有必要归档管理的资料，包括声像形式记录下来的对基金会工作产生作用的各种资料，上级领导、名人、友人、协作单位提供和赠送的题词、书画、文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等。
第三章 基金会档案管理要求
第四条 建立健全平时归卷制度，按照档案材料的自然形成规律，由专(兼)职档案管理人员对档案材料系统整理立卷及归档，归档时填写《档案归档目录表》。
第五条 年度结束后，所有档案资料应于次年三月底前全部分类归档封存。
第六条 电子文档由个人保存，每当活动结束，集中交由档案管理人员存档。
第七条 根据工作内容，电子文档按照项目及内容分别建立文件夹，逐层保存，文件夹及文档名称要清晰规范。
第八条 档案管理人员根据档案归档要求，负责对纸质文件材料整理组卷，电子文件材料著录。
第九条 查阅、摘抄、复印档案须由基金会档案管理人员陪同。查阅、摘抄、复印人员应当做到:
（一）严格遵守保密纪律；
（二）不得擅自向他人传播档案内容；
（三）不得翻阅、摘抄、复制与查阅内容无关的材料。
第四章 附 则
第十条 本制度自颁布之日起执行。
第十一条 本制度由基金会秘书处负责解释。
